关于做好2012届毕业生

档案材料清理汇总归档工作的通知 

各学部、教务部及就业办相关部门：

为了确保2012届毕业生的档案材料及时汇总、归档并于7月6日前统一邮寄到档案材料接收及托管单位，请各学部、教务部及就业办等相关部门配合做好2012届毕业生档案材料清理、汇总、归档工作。现将具体事宜通知如下：

1. 为方便档案材料清理，请各学部及相关部门在提供的材料上务必注明毕业生姓名、学号、所在学部及专业。以专业分类、按学号顺序整理归档。

2. 各学部及相关部门务必于6月15日前（毕业生登记表、体检表、奖励材料、党员材料等）、6月22日前（成绩表、报到证等）将2012届毕业生档案材料由毕业生班主任进行汇总并确认无误后移交到档案室。

3. 2012届毕业生档案材料主要包括学生成绩表、毕业生登记表（鉴定表）、体检表、毕业生派遣通知单、学生评优材料、正式党员的入党材料、入团材料等。

4. 各学部移交档案材料及参加材料清理汇总归档工作的具体时间安排由档案室另行通知。 

附件1：毕业生档案材料移交表（档案室已准备好）

            附件2：毕业生档案的组成及转递要求

（1）各学部毕业生班级导师需提供详细的所带专业、班级毕业生人数（分专业、按学号顺序形成表格），便于学生档案的核对，并提供不毕业学生的名单（注明留级、退学、休学等情况）。

（2）学生毕业材料需齐全、完整

分专业、按学号顺序整理归档(特别是体检表)，注明所缺学生的材料。

（3）影响毕业生档案转递的因素

归档材料在规定时间内未及时完整的送交档案室；

材料不完整的毕业生档案（缺成绩单或毕业生登记表）不能转出；

未及时提供档案投递地址。

（4）毕业生材料归档及转递流程

（5）档案室按毕业办提供的毕业生就业分配方案中提供的档案托管、投递地址（需详尽、准确），将毕业生档案进行分类（托管、邮寄、其它）、打印邮寄地址、粘贴托管条码、邮寄地址、档案封条等，最后由档案室、毕业办统一将毕业生档案按就业分配方案办理毕业生档案的发放工作。

党政办公室

二〇一二年五月十七日